Een goede planning en beheersing van onderhoud zonder professioneel onderhoudsbeheersysteem? Volgens interim-manager Arend Bos kan het inderdaad eenvoudiger. Hij stelde een stappenplan op voor de registratie van storingen voor de gebruiker met slechts Excel-mogelijkheden en gezond verstand in zijn bagage.
Degelijk onderhoud
Voor het op orde brengen van onderhoud moeten bedrijven een plan maken. Grotere bedrijven, met veel equipment, doen er verstandig aan advies te vragen aan een deskundige. Hij ondersteunt hen met het selecteren van een goed onderhoudsbeheerprogramma en het invoeren van de benodigde gegevens. Bovendien weet hij/zij hoe de vele data naar informatie als basis voor het gewenste onderhoudsplan te vertalen.
Draagvlak
Bij kleinere bedrijven ontbreken vaak (mens)capaciteit en de financiën zodat al gauw de mening leeft dat alle tijd en moeite uiteindelijk onvoldoende oplevert. Arend Bos: “Maar kleine bedrijven kunnen al grote slagen maken door te starten met het systematisch registreren van storingen en ervan te leren”, geeft hij aan. “Dit beïnvloedt niet alleen je output maar óók je onderhoudsmedewerkers. Die gaan hierdoor serieuzer en onderbouwd met hun vak bezig!”
Dit vereist geen hogere wiskunde wel aandacht en tijd. “Het is echt geen kwestie van een app downloaden, installeren en (automatisch) laten draaien. Een goede basis ontstaat met de juiste gegevens opzoeken en vastleggen voor alle machines en andere onderhoudgerelateerde zaken. Maar ook de onderling gemaakte afspraken. Daarmee creëer je draagvlak onder de mensen.”
Stap 1: Maak iemand verantwoordelijk
Om deze processen in goede banen te leiden, moet je iemand binnen het bedrijf hiervoor verantwoordelijk stellen. Deze persoon moet de voorbereidingen treffen en vervolgens toezien op melding van de storingen, een juiste registratie ervan én het nakomen van afspraken. Hij/zij doet dat aan de hand van het opgestelde plan en stelt dat indien nodig regelmatig bij. Dat staat of valt met de beschikbare tijd, het moet vooral geen ‘neventaak’ worden.
Arend Bos raadt aan iemand aan te wijzen die stevig in zijn schoenen staat. “Je zit als hoofd TD vaak op een stoel waar per definitie alles jouw schuld is. Dat zag ik als interimmanager die de verbinding legt tussen de mensen en het technische kader schept om gestructureerd aan de slag te gaan met onderhoud, al vele malen langskomen. Wat mij betreft geen probleem omdat je weet dat aan het einde van de rit eigenlijk iedereen gelukkig kan zijn met de doorgevoerde veranderingen.”
Stap 2: Excel-sheet
Na het bepalen van een verantwoordelijke, het aanmaken van een Excel-sheet en het in kaart brengen van de verschillende equipment, kan de registratie beginnen.
Maak in een Excel-sheet een register van alle voorkomende storingen. Doe dit per dag en noteer per storing: wie de storing meldde, wanneer deze plaats vond, wat er precies aan de hand was, op welke locatie, de ernst van de storing en alles wat mogelijk nog meer van belang is.
Stap 3: Registreren en leren
Houd per storing dagelijks bij wat de status is. Zoals gevonden oorzaak, uitgevoerd onderhoud, bestelde onderdelen etc. Dat kan in Excel. Overleg dagelijks tijdens een vast contactmoment deze storingen en meldt ze per mail aan de juiste mensen.
Bepaal per storing de vervolgwerkzaamheden. Moet er alsnog een oorzaak worden vastgesteld? Hoe zit het met nieuwe onderdelen? Een stap die men snel vergeet wanneer ‘de boel weer draait’. Maar een RCA opstellen en kijken naar modificatie zijn cruciaal om een herhaling van zetten te voorkomen.
Evalueer wekelijks de storingen en bepaal in overleg de prioriteiten.
Arend Bos: “Het lijken voor de hand liggende stappen maar de praktijk leert dat veel bedrijven lang niet alle storingen registreren of goed afsluiten. Toch leidt dit krachtige instrument tot transparantie en consensus zonder dat je er dure software of consultants voor nodig hebt. De moeite van het overwegen waard.”
Op 18 oktober 2020 bereikte ons het verdrietige bericht dat Arend Bos (https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6721474595221757952/) is overleden. Zoals bovenstaand artikel duidelijk maakt, betekende hij veel voor de onderhoudswereld. We wensen de familie sterkte met zijn gemis.